Son güncelleme: 20.05.2024

Giriş

Günümüz iş dünyasındaki profesyonellerinin büyük bir kısmının Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımının ne olduğunu ve işlevi hakkında fikri vardır. Ancak birçok kişi hala ERP’yi sadece muhasebe, planlama ve raporlama gibi temel işlevlerle ilişkilendiren bir araç olarak görüp, aslında ERP’nin şirketler için çok daha fazla değere sahip olduğunu göz ardı eder.

Bu rehber, üretim operasyonlarının karlılığını artırmanın yollarını, üretim yapan firmalar için ERP’nin neden kritik bir araç olduğunu anlamak ve işletmenizin performansını değerlendirmenize yardımcı olacaktır. Ayrıca, firmanız için ERP yatırımının bir avantaj olup olmadığını değerlendirmenize ve daha bilinçli kararlar almanız için yol gösterecektir.

CRM – MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ YÖNETİMİ

Doğru teslimat süresi, yüksek kaliteli ürünler ve zamanında teslimat, müşteri memnuniyeti ve tekrarlayan satın alımların garantisidir. Ancak sadece zamanında ve kaliteli teslimat değil, işletme ile iş yapmayı kolaylaştırmak da önemlidir. Hızlı ulaşılabilir bilgi, esnek zamanlama, doğru etiketleme ve paketleme, üst düzey müşteri hizmetinin bir parçasıdır.

Yeni müşteri bulmanın maliyeti yüksektir. Satış masrafları, yeniden düzenlemeler ve yeni ürünlerin üretime entegre edilmesi gibi birçok maliyet devreye girer. Mevcut yapıda, müşterilerinizin sadece %10’unu bile yenileriyle değiştirmek, yıllık karınızı %5 oranında olumsuz yönde etkiler.

Envanter erişilebilirliği, zamanlama ve kalite konularına getirdiği avantajların yanı sıra ERP çözümleri, müşteri hizmetinin kuvvetlendirmek için bir dizi araç sağlar:

• • • Müşterinin 360 derecelik görünümü: CRM sistemi ile tüm müşteri bilgilerinizi tek bir yerde toplamak ve her müşteriyle olan etkileşimi takip etmek.
    • Doğru sevkiyat ve faturalar: Hatalı sevkiyat ve faturalardan kaynaklanan gecikmelerin ve aksaklıkların önüne geçmek..
    • Üretim Durumu Takibi: Teslimat ve uygunluk sorularını anında yanıtlamak için üretim durumunu görebilmek.
    • Elektronik veri transferi (EDI): Müşteri sipariş ve ödemelerini hızlı ve hatasız bir şekilde işlemek.
    • Otomatik Etiketleme: Ürünlere otomatik etiketler ekleyerek müşterilerinizin ürünleri kolayca tanımlamasını ve kullanmasını sağlayın.

Müşteri hizmeti, tek veri tabanlı bir üretim yazılımı çözümünün değerini ölçmenin son noktasıdır. Doğru bir teklif mi verdik? Ne zaman teslim edilecek? Şartnamelere uygun mu üretildi? Doğru bir şekilde etiketlendi mi? Doğru bir şekilde faturalandırıldı mı? Hepsi birbirine bağlı sorulardır ve işletmenin tüm operasyonlarının, karlı ve tekrar iş yaratan müşteri memnuniyetini sağlamak için bir araya gelmesi gerektiğini gösterir.

FİYATLANDIRMA VE TEKLİF VERME

Doğru fiyat teklifi vermek, üretim karlılığı için temel bir gerekliliktir. Yanlış verilen, maliyeti doğru hesaplanmamış bir teklif, karlılıktan kesinti anlamına gelir. Hatta %5 civarında sürekli yanlış fiyatlı teklif vermek, bir üretici için yıllık ciddi oranda bir kar kaybına neden olur.

ERP üretim yazılımının tekliflere ve tahminlere getirdiği avantajlar:

• Teklif geçmişi: Daha önceki teklif ve maliyet hesaplamalarınızı, yeni teklifler oluştururken başlangıç noktası ve karşılaştırma noktası olarak kullanmak.
• Fiyat Yönetimi- Fiyat Optimizasyonu: Fiyatlandırma stratejinizi oluşturup uygulamak.
• Doğrulanmış malzeme listesi. Ürünlerin üretimi için gerekli olan malzemelerin tam ve doğru listesi.
• Güncel hammadde maliyetleri: Teklif oluşturma sırasında kullanılan hammaddelerin en güncel maliyetleri
• Belgelendirilmiş makine ve işçilik maliyetleri: Üretim sürecinde kullanılan makinelerin kullanım maliyetleri ve işçilik ücretleri gibi kalemlerin detaylı kayıtları.

DELMIAWorks ERP sisteminin tek veri tabanı yaklaşımı, satış ekibinin teklif verme sürecinde, tüm faktörleri ve gerçek tarihçeyi dikkate almasını sağlar. Tekliflerde kullanılan fiyatlar, geniş ve doğru bilgi koleksiyonunu içeren ve bir belgeye dönüşebilen, potansiyel müşterilere teslim edilebilecek ve ürün yaşam döngüsü boyunca bir referans olarak kullanılabilecek şekilde bir araya getirilir.

STOK KONTROLÜ

Her üretici hem hammadde hem de nihai ürün stoğu bulundurur ve yaklaşık 2 kat envantere sahiptir. Envanter dönüş oranının, en iyi uygulama olarak kabul edilen 4 kata yükseltilmesi, yıllık stok taşıma maliyetini azaltarak işin diğer alanlarına yatırım yapmak için mevcut nakdi serbest bırakır.

ERP üretim yazılımının envanter kontrolüne katkısı, aşağıdaki yetenekleri sağlayarak mümkün hale gelir:

• Fatura ve satış siparişlerine dayalı hammadde ihtiyaçlarını tahmin etmek.
• Hammadde tüketildikçe yeniden sipariş vermek.
• Geçmiş talep ve satış siparişlerine dayalı olarak ürünleri üretmek
• Mamullerin üretildikleri anda stok sistemine kaydedilmesi
• Satılan ürünlerin stok kayıtlarından düşürülmesi ve stoğun güncel tutulması.
• Satış hızı düşük olan veya fazla stoklanan ürünlerin tespit edilmesi ve gerekli aksiyonların alınması.

DELMIAWorks ERP’nin tek veri tabanı yaklaşımı sayesinde, satın alma ekiplerinize hammadde ve mamullerin talep, tüketim ve stok seviyelerini tek bir ekrandan görünürlüğünü sağlar. Hangi ürünlerden ne kadar stokta var, hangileri tükenmek üzere, hangileri için sipariş vermeniz gerekiyor… Hepsini anında görebilirsiniz.

PLANLAMA

Makineler üretim işletmeleri için en önemli varlıklardır. Makinelerin uygunluk ve kapasitesi, bir tesisin gelir üretme kapasitesini belirler. Verimsiz planlama ve beklenmedik duraksamalar/arızalar nedeniyle yeterince kullanılamayan makineler yüksek işletme giderlerine yol açar. Makinelerinizin tamir ve bakımı, yedek parça masrafları ve boşta duran makinelerin işgal ettiği alan da göz önüne alındığında bu giderler, tesisin etkin kapasitesini %25 oranında azaltır.

ERP üretim yazılımı, makine kullanımı konusunda şunları sağlar:

• Siparişleri, hammaddeleri, makine uygunluğunu ve işçiliği dakikalar içinde otomatik olarak planlama.
• Beklenmedik anlık olaylar ile karşılaşıldığında yeniden zaman planlaması yapabilme
• Kayıp makine ve işçilik saatlerini en aza indirmek
• Normal üretimi en az kesintiyle hızlandırarak üretim kapasitenizi maksimuma çıkarmak.
• Seçilen araçların ve ekipmanların en iyi şekilde kullanılmasını sağlayarak kaynaklarınızı en verimli şekilde kullanılmasını sağlamak.

Planlama; talep, sipariş, mevcut hammaddenin uygunluğu, araç ve ekipmanın uygunluğu, teslimat süresi, üretim hızı gibi ana faktörleri içeren, karmaşık hesaplamalara dayalı uygulamadır. Bu hesaplama manuel olarak yapıldığında, en iyi durumda, optimizasyonun yalnızca kaba bir tahmini olabilir.

En iyi planlamada bile üretim yönetimi, ekibinin yeteneklerinin ötesindedir ve şirketler sadece “yeterince iyi” bir kapasite planlaması ile yetinmek zorunda kalır. DELMIAWorks ERP ile bir siparişin ne zaman teslim edilmesi gerektiği, hangi makinelerin işi yapmaya uygun olduğu ve hammaddenin ekipmana nasıl tahsis edileceği gibi tüm kısıtların farkında olur, tesis ve ekipmanın tam kullanımını mümkün kılarsınız.

KALİTE KONTROL

Kalite yönetimi, denetimlerin kurumsallaştırılması ve ölçümlerle sonuçların belgelenmesidir. Malzeme incelemeleri, süreç izlemeleri ve denetimler kalite yönetiminin merkezindedir. ERP, işletmenin günlük operasyonlarına denetim prosedürlerini dahil ederek tekrarlanabilir kalite programlarına olanak tanır.

• İş akışları, akış aşamaları öncesinde denetim yapılmasını sağlar
• Süreç eğilimleri izlenir ve sorun haline gelmeden önce uyarılarla tetiklenir
• Denetim sonuçları, kök neden analizi ve müşteri belgeleri için kaydedilir
• Düzeltici önlem programları belgelenir ve uygulanır
• İstatistiksel Süreç Kontrolü (SPC) analizi, kalite sorunlarına neden olmadan üretim hızlarını artırma imkanı sağlar.

Sürecin erken aşamasında kusurları yakalamak karlılığı büyük ölçüde artırır. Ayrıca müşteri memnuniyeti sorunlarını da minimize eder.

Üretim sürecinde oluşturulan hatalı/kusurlu parçalar, %100 kar kaybına neden olur.Kusurlu/arızalı bir parça oluşturmak ve ardından onun yerine yeni bir parça üretmek, üretim maliyetlerini iki katına çıkartır. %25 kar marjına sahip bir parça, -%50 kar marjına sahip bir parça haline gelir.

Kalite yönetimi, operasyonlardaki çok sayıda unsurun bilgisini gerektirir. Hammaddeler uygun mu? Takımlar ve ekipman toleransta mı? Üretim hızı yavaş mı, hızlı mı? İç hattaki denetimler gerektiği gibi yapıldı mı? Denetimi yapması gereken uygun şekilde eğitilmiş bir operatör müydü? Liste uzun ve bilgi işletmenin her köşesinden gelir. İmalat operasyonunun tüm temel disiplinleri gibi, kalite yönetimi kapsamlı ve önleyici olabilmesi için geniş bilgilere ve işletmeye bütünsel bir bakışa ihtiyaç duyar.

STANDART & FİİLİ MALİYETLER

Üretim yapan çoğu firma, ürünlerini standart maliyetlere göre fiyatlandırarak işlerini yürütür. Bu, üretim karlılığının temelini oluşturur. Eğer standart maliyetler ortalama olarak %5 daha düşük belirlenirse, yıllık karlılık önemli ölçüde etkilenir.

ERP yazılımı, doğru standart maliyetleri belirlemek için şunları kullanır:

• Gerçek hammadde kullanımı
• Gerçek işçilik tüketimi
• Gerçek makine süresi
• Gerçek üretim hızı
• Gerçek hurda-fire oranları

Tekliflerde olduğu gibi standart maliyetler, malzemelerden üretim hızlarına, hatta işçilik tüketimine kadar bir dizi girdiye dayanır. Bu faktörler zaman içinde değişkenlik gösterir. Bu nedenle, gerçek üretim maliyetlerini bilmek ve bunları standart üretim maliyeti ile karşılaştırmak, temel üretim karlılığını yönetmek için gereklidir.

 DELMIAWorks ERP ile; üretim hızları ve kaynak tüketimi gibi gerçek zamanlı olarak üretimi ölçerek, gerçek maliyetler işten işe belgelenir ve standart maliyetlerle karşılaştırılabilir.  Böylece gerçek olaylara dayalı olarak ayarlamalar yapılabilir ve gerçek kar marjları için standart maliyet güncellenebilir ve/veya üretim sürecine giren düzeltilmesi gereken sorunlar tespit edilebilir.

ENVANTER DEĞERİ

Envanter değerini takip etmek en büyük maliyet faktörlerinden biridir. Manuel yöntemler genellikle muhasebe sistemindeki stok değerlemesi ile elinizdeki gerçek envanter değeri arasında önemli farklara neden olur. Yıllık yapılan fiziki sayımlar envanter değerini doğru bir şekilde yönetmek için yetersizdir ve sık yapılan fiziksel sayımların gerçekleştirilmesi pahalıdır.

Stok her üretici için büyük bir maliyet faktörü olduğundan, envanter değerlemesinin doğru muhasebeleştirilmesi kritiktir. Doğru envanter değerini elde etmek amacıyla envanter kontrolü için ERP’yi kullanmak en gerçekçi sonuçları verir.

ERP yazılımının doğru stok değerlemesindeki avantajları şunlardır:

• Stok girişlerinin otomatik kaydedilmesi (akış)
• Hammaddelerin zamanında rahatlatılması ve üretim tarafından tüketildiğinde eldeki miktarın güncellenmesi (tüketim)
• Mamullerin miktar ve değerinin doğru takibi (dönüşüm)
• Aşınmış veya bozulmuş hammaddelerin takibi (atık)

Stok, sürekli olarak para akışının bir hareketidir. Satın alma için para harcamak, eldeki miktarla bağlantılı olan para, mamullerin müşteriye sevk edilmesiyle serbest kalan para. Stokların manuel takibi son derece zor ve zaman alıcıdır. DELMIAWorks ERP’de envanter kontrolü, otomasyonla gerçek zamanlı olarak giriş, tüketim, dönüşüm, atık ve sevkiyatı takip demektir.

TİCARİ ALACAKLAR

Üretim yapan bir işletmenin piyasadan yüklü miktarda alacağı varsa ve yarısı kadarı gecikmiş statüsündeyse, o geciken para işletmeye yıllık olarak ciddi bir maliyet getirir. Ama faturaların ve tahsilat süreçlerinin düzenlenmesiyle bu maliyetten tasarruf sağlayabilirler.

ERP yazılımı, etkili bir faturalama ve tahsilat işleyişinde aşağıdaki araçları sunar:

• Otomatik faturalandırma
• Elektronik fatura ve makbuzlar
• Yaşlandırma raporları ve uyarılar
• Faturaların eşleştirilmesi ve ödemelerin uygulanması
• Tahsilat sürecinde faturaları yeniden e-postalama yeteneği
• Müşteri ve ödeme geçmişi bilgisi

DELMIAWorks ERP sisteminin tek veri tabanı yaklaşımı, dahili CRM modülü ile ticari alacaklar için müşterilerin satın alma geçmişi, karlılığı, ödeme geçmişi, şartlar, indirimler ve teslimat süreleri gibi bütüncül bir görünümünü sunar. Müşterinin 360⁰ bir görünümü, faturalamanın zamanında yapılmasını ve tahsilatın verimli bir şekilde alınmasını kolaylaştırır.

SONUÇ

ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması), işletmelerin verilerini toplamasına, düzenlemesine ve analiz etmesine yardımcı olan bir araçtır. Bu, günlük iş operasyonlarını daha verimli hale getirir ve en iyi uygulamaları benimseyerek yöneticilere bilgi ve araçlarla destek sağlar. Sonuç olarak, iş stratejilerinin etkin bir şekilde uygulanmasına yardımcı olur ve işletmelerin karlı ve öngörülebilir bir şekilde faaliyet göstermesini sağlar.